J’utilise mon véhicule personnel pour travailler, mon employeur doit-il me rembourser ?

L’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre de missions professionnelles soulève une question fréquente : celle du remboursement des frais engagés.

Un principe posé par la jurisprudence : l’obligation de remboursement des frais professionnels

Avant d’aborder les modalités pratiques, il convient de rappeler le fondement légal du remboursement des frais engagés par l’utilisation de son véhicule personnel.

La jurisprudence est constante : l’employeur doit prendre en charge tous les frais engagés par le salarié à l’occasion de son activité professionnelle, dès lors qu’ils sont exposés dans l’intérêt de l’entreprise. Cela inclut les frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel pour des déplacements professionnels.

En revanche, cette obligation ne concerne pas les trajets domicile-lieu de travail, considérés comme relevant de la vie privée.

Quand l’employeur doit-il rembourser les frais liés à un véhicule personnel ?

Certaines professions exigent des déplacements fréquents avec le véhicule personnel du salarié. C’est notamment le cas dans les secteurs de l’aide à la personne, du commerce itinérant ou des services à domicile.

Missions professionnelles et usage du véhicule personnel

Lorsqu’un salarié se déplace dans le cadre de ses missions (visite de clients, déplacements inter-sites, interventions à domicile), l’usage de son véhicule personnel devient un outil de travail. Dans ce contexte, les frais engagés doivent être remboursés par l’employeur.

Les frais concernés par le remboursement

Le remboursement des frais engagés par l’utilisation de son véhicule personnel couvre plusieurs postes de dépense : carburant, entretien, usure du véhicule, assurance liée à l’usage professionnel, etc. Ces frais peuvent être remboursés selon différentes modalités, à condition d’être justifiés.

Les modalités de remboursement à la disposition de l’employeur

Il n’existe pas une unique méthode de remboursement. L’employeur dispose de plusieurs options, tant que le salarié n’est pas lésé.

Le remboursement sur la base des indemnités kilométriques

La méthode la plus fréquente est le recours aux indemnités kilométriques. Ce système repose sur un barème publié annuellement, qui fixe un montant maximal par kilomètre, en fonction de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus.

Ces indemnités sont exonérées de cotisations sociales si elles respectent les plafonds réglementaires. Elles couvrent l’ensemble des frais d’usage du véhicule personnel.

Le remboursement sur justificatifs des frais réels

L’employeur peut également opter pour le remboursement des frais réels engagés par le salarié. Cette méthode repose sur la présentation de justificatifs détaillés (factures de carburant, d’entretien, d’assurance, etc.).

Cependant, un principe de quote-part d’utilisation professionnelle s’applique. En effet, le véhicule étant utilisé à la fois à des fins privées et professionnelles, seul le pourcentage correspondant à l’usage professionnel peut faire l’objet d’un remboursement.

Le salarié doit donc être en mesure de distinguer clairement la part de ses dépenses imputable à l’activité professionnelle, par exemple via un carnet de bord mentionnant les trajets effectués pour l’employeur. Ce mode de calcul, bien que plus précis, implique une gestion administrative plus lourde pour les deux parties.

Démarches et précautions à prendre par le salarié

Pour faire valoir son droit au remboursement des frais engagés par l’utilisation de son véhicule personnel, le salarié doit adopter une démarche rigoureuse.

Conserver les justificatifs et documenter les déplacements

Il est essentiel de conserver toutes les preuves des dépenses engagées : tickets de carburant, relevés de kilomètres parcourus, factures d’entretien. Un relevé détaillé des trajets effectués dans le cadre professionnel facilitera l’évaluation des frais.

Respecter le délai légal pour agir

Il faut noter que les frais professionnels ne sont pas assimilés à un salaire.

Par conséquent, en cas de litige, le délai de prescription est de deux ans, et non trois comme pour les salaires. Le salarié dispose donc de deux ans pour saisir le Conseil de Prud’hommes si l’employeur refuse de procéder au remboursement.

Synthèse

Le remboursement des frais engagés par l’utilisation de son véhicule personnel repose sur un principe juridique clair : les frais exposés dans l’intérêt de l’entreprise doivent être pris en charge par l’employeur. Indemnités kilométriques ou remboursement des frais réels, les modalités peuvent varier, mais les droits du salarié restent les mêmes. Pour les faire valoir, il est indispensable de conserver ses justificatifs, d’adresser une demande formelle à l’employeur et, si nécessaire, d’agir dans les délais légaux.